مسئول امور اداری و کارگزینی: زهرا جغتائی
مسئول دفتر شهردار: عطیه ممدوحی
دبیر خانه وامور تایپ: راضیه جغتایی
امور اداری :
– نظارت بر حسن جریان کلیه امور واحدهای تحت سرپرستی
– صدور دستورات لازم بهمنظور ایجاد هماهنگی بین واحد ها
– سازماندهی فعالیت های مربوط به تقسیم کار و تعیین وظایف و حدود مسئولیت ها و اختیارات واحدهای تحت سرپرستی
– صدور دستورالعمل ها و ضوابط مربوط
– تهیه صورت مایحتاج اداری کارمندان ، تدارکات وتوزیع آن ها
کارگزین :
– تهیه پیش نویس های کارگزینی از قبیل (احکام انتقال ، ترمیم حقوق ، مرخصی ، ترفیع ، اضافه کاری و …) با اطلاع مقام مافوق و با رعایت قوانین ومقررات
– رسیدگی به پیشنهادات و تقاضاهای واصله مربوط به امور استخدام ، تبدیل وضع استخدامی و بازنشستگی و…
– انجام امور مربوط به تعاون ، بیمه رفاه کارکنان
– استخدام و معرفی کارمندان واجد شرایط لازم جهت انجام مشاغل مورد نظر
– مطالعه قوانین و مقررات استخدامی و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای قوانین و مقررات مورد عمل
– اتخاذ تدابیر لازم به منظور پیشرفت و بهبود امور جاری
– تهیه گزارشات لازم
امور دفتری :
– ثبت خلاصه مشخصات ، جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آن ها در سیستم دبیرخانه
– تفکیک و توزیع نامه ها برای ارجاع واحد اقدام کننده و پی گیری آن ها
– تنظیم دفتر آمار کارکنان
– تهیه گزارشات مورد لزوم جهت مقام مافوق
امور بایگانی:
– صورت برداری ، طبقه بندی ، کد گذاری و بایگانی پرونده ها طبق دستورالعمل های مربوط به احتیاجات سازمان
– پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور
– تحویل پرونده های مختومه به بایگانی با اجازه مقام مافوق
امور تایپ :
– تایپ نامه ها و یادداشت های اداری از روی پیش نویس ها
– تایپ بخشنامه ها ، یادداشت ها ، گزارش ها و مقالات
– تایپ احکام استخدامی کارکنان
– تایپ مطالب اداری و فنی و دقیق
مسئول دفتر :
– تنظیم فهرست متقاضیان ملاقات با سرپرست مربوط و تعیین ساعات ملاقات برای آن ها
– تنظیم اوقات جلسات ، کمیسیون هایی که در دفتر سرپرست مربوطه تشکیل می شود و مطلع ساختن افراد شرکت کننده در جلسه
– پاسخگویی به مراجعین وراهنمایی آن ها
– پی گیری امور ارجائی از سوی سرپرست و ارائه گزارشات لازم به ایشان
– تهیه گزارشات لازم در زمینه فعالیت های حوزه مربوط و ارائه آن به سرپرست
– انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها ، اوراق ، نامه ها ، گزارشات و سایر اسناد و مدارک واحد مربوط
– دریافت نامه ها ، پروند ها ، سایر مکاتبات رسیده به حوزه محل خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و جریان آن ها در رایانه یا دفاتر مربوط
اطلاعیه:
بدین وسیله به اطلاع همکاران محترم می رساند؛شهرداری جغتای در نظر دارد از فرزندان و همسران محصل ممتاز کارکنان در سطوح مختلف تحصیلی به شرح ذیل تجلیل نماید:
الف)دانش آموزان ممتاز مقطع ابتدائی(معدل ۲۰ یا سطح عالی)
ب)دانش آموزان ممتاز مقطع راهنمایی(معدل۱۸ به بالا)
ج)دانش آموزان ممتاز مقطع متوسطه(معدل ۱۷ به بالا)
د)دانش آموزان ممتاز رشته ها متفاوت(معدل ۱۷ به بالا)
ذ)حافظان و قاریان ممتاز قرانی پرسنل و فرزندان آنها که دارای رتبه و مقام منطقه ای یا استانی و یا کشوری می باشند.
ر)راه یافتگان المپیاد های علمی مصوب کشوری
لذا مدارک لازم(کارنامه و تقدیر نامه و…)که طی سال تحصیلی۹۳-۹۲ اخذ گردیده را به امور اداری تحویل نمایید.
